Bölüm Bölüm Yönetmek mi? Süreç Süreç Yönetmek mi?

Bir işletmeyi kurumsal olarak yönetmek için hangi işlerin hangi bölümde yapılacağını, bu bölümlerden kimlerin sorumlu olacağını yani bölümü kimin yöneteceğini, bölümlerde yapılacak işleri kimlerin tarafından yerine getirileceğini belirlemek, bütün bunları yazılı hale getirmek önemli midir? Evet çok önemlidir…

Örneğin bir işletmenin satın alma işlerinin Satın Alma bölümünde, Satın Alma Müdürünün yönetiminde, Satın Alma bölümünün çalışanları tarafından yapılacağını kesin olarak belirlemek, bunu yazılı hale getirmek, işletme içinde duyurmak, bu faaliyet için bölüm yönetici ve çalışanlarının görev ve yetkileri belirlemek, başka bölümlerin bu bölümün faaliyet ve yetkilerini bilmesini ve bu yetki ve faaliyetlere müdahale etmemesini sağlamak, yani yetki ve görev karmaşasına izin vermemek önemli midir? Evet çok önemlidir.

Bir önceki paragraftaki konular satış faaliyetleri söz konusu olduğunda Pazarlama ve Satış Bölümü için, işe alma faaliyetleri söz konusu olduğunda İnsan Kaynakları Bölümü için, üretim faaliyetleri söz konusu olduğunda Üretim Bölümü için de farklılık göstermez.

İşletme Açısından Satınalma Bölümünü Yönetmek İle Satınalma İşini Yönetmek Aynı Şey mi?

Bölümü yönetmek deyince bölümde çalışan insanları, bölümdeki işlemleri, bölümün işleyişi ile ilgili olan ve bir çoğu işin doğasından kaynaklanan veya işletme tarafından belirlenmiş kuralları, bölümdeki disiplinini yönetmekten bahsediyorsunuzdur.

Örneğin Satın Alma Bölümünü yönetmek demek, Satın Alma bölümünün personelinin idari olarak yönetilmesi, teklif alma, sipariş verme gibi bölümün yürüteceği satın işlemleri ve bu işlemler için belirlenmiş kuralları yönetmektir.

Bir çok patron ve yönetici işletmede yürütülen faaliyetleri genellikle faaliyetle benzer bir ad verilen bölümün yaptığı bir iş görür ve bu işleri yönetmek deyince akıllarına gelen ilk şey bu işlerin yapıldığını düşündükleri bölümlerin yönetimidir.

Peki şimdi soru şu:

Satın Alma işi acaba tüm aşamaları ile Satın Alma Bölümünün yetki ve etki alanında mı başlar ve biter?

Bir başka ifade ile Satın Alma İşlemlerinin başarılı olması, sadece satın Alma Bölümünün, bu bölümün yöneticisinin, bu bölümün çalışanlarının başarıları ile mi sağlanır?

Klasik ve yönetim literatüründe “Fonksiyonel Yönetim” olarak tanımlanan yaklaşımda satın alma işi “satın alınacak mal veya hizmetle ilgili tekliflerin alınması”, “tekliflerin değerlendirilmesi, pazarlığın yapılması ve karar bağlanması” ve ”siparişin verilmesi” olarak görülür ve tüm bu işlerin Satınalma Bölümünün işi olduğu farz edilir.

Oysa Satın alma işi; “ihtiyaç olan malzeme için herhangi bir bölümden talebin yapılması” ile başlayan, “satınalma talebinin onaylanması” ile devam eden, onaylanmış bir satınalma talebi için “Satınalma Bölümünde tedarikçilerden tekliflerin toplanması, değerlendirilmesi ve satın alma işlemlerinin yapılması” ile süren, “satın alınan mal veya hizmetin talep edilen birim tarafından teslim alınması ve onaylanması” ile yürüyen, “Muhasebe Bölümünün gelen faturaları muhasebeleştirerek cari hesaplara kaydetmesi” ve “Finans Bölümünün Tedarikçiye ödeme yapması” ile neticelenen bir iştir.

Bu örnekte de görüldüğü üzere satın alma işi talebin oluşturulması açısından işletmedeki “tüm bölümlerin”, talebin onaylanması safhasında “Genel Müdürlüğün” veya belki de “patronun”, satın alma işlemleri aşamasında “Satın alma bölümünün” ve fatura ve ödeme işlemleri aşamasında ise “Muhasebe Bölümü” ve “Finans Bölümünün” rol aldığı bir iştir.

İşte bu noktada eğer örneğimizdeki satın alma işini yönetmekten bahsediyor isek tüm bu safhaların amaçlar ve ilkeler doğrultusunda etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesinden bahsediyoruz demektir ve bu sadece Satınalma Bölümünü” etkin ve verimli yönetmekle ele alamayacağınız bir iştir.

Satın Alma; Bir Bölümün İşi Değil, Bir Süreçtir.

Genel olarak işletmede bahsedilen hemen tüm faaliyetler bir bölümün etki ve yetki sınırları içinde değil birden fazla bölümde yürütülen işlerle gerçekleştirilmektedir.

Yani örnek olarak verilen satın alma faaliyeti “bir bölümün işi” değil “bir süreçtir”.

Satınalma bölümünün işi ise, satın alma sürecinde “teklifleri toplamak, değerlendirmek ve pazarlık etmek ve sipariş vermekten” ibarettir.

Bu cümleden hareketle diyebiliriz ki; birden fazla bölümde akan bir faaliyeti etkin ve verimli yönetmek, o faaliyetin içinde yer alan ve faaliyeti oluşturan iş ve işlemlerin bir veya birden fazlasını kendi yetki ve etki alanlarında gerçekleştiren bölümlerin birbirleri ile koordineli ve organize olarak etkin ve verimli olarak çalışmasını sağlamak ile mümkün olabilecektir.

Yine satınalma örneğinden yola çıkarsak işletme olarak satın alma işinin doğru yönetilmesi için sadece Satınalma bölümünde işlerin doğru yürütülmesini sağlamak yetmeyecek, yukarıda bahsettiğimiz işlemlerin yapıldığı bölümlerdeki işlerin de kurallarının, ilkelerinin ve standartlarının belirlenmesi, etkin ve verimliliklerinin ölçümlenmesi gerekmektedir.

Süreç Yönetimi İş Dünyasında Başarı İçin Hem Bireysel Hem Kurumsal Gündeminizde Olsun…

İşleri “Bölüm” bazında yönetmek yerine “Süreç” olarak yönetmeyi öğrenmek ve bunu bireysel yönetim becerisi ve kurumsal bir yönetim kültürünü halinde getirmek özellikle müşteri çıktılarını veya kurumsal sonuçları doğrudan etkileyen faaliyetlerin bir çok bölümde yürütülen tüm işlem aşamalarını birlikte ele alma ve yönetme kolaylığını sağlayacaktır.

İşletmenin Süreç Yönetimi ile ilgili yetenekleri, bir faaliyetin yürütülmesi esnasında, bölümlerin birbirleri ile olan ilişki ve iletişim noktalarının tespitinde, bölümlerin ilgili faaliyetin sonuçların doğudan veya dolaylı etkilerini gözlemlemede, faaliyetin bölümler arasında akması esnasında verimliliği ve etkililiği sağlayıcı kural ve standartların belirlenmesinde başarı için önemli yeteneklerdir.

İşletme sahiplerinin ve üst düzey yöneticilerin başarılı işletme yönetimi ve etkili işletme sonuçları için “Süreç Yönetimi” konusunda okumalara, araştırmalara ve mümkünse bireysel ve kurumsal eğitim faaliyetlerine önem vermelerini tavsiye ederim.