Süreç Yönetimi Ne İle İlgilidir ve Ne İşe Yarar ?
İşletmede yürütülen işlerin büyük bir bölümü belli bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelen, birbirini takip eden işlemlerden oluşur ve çoğu zaman baktığımızda bir işin yapılabilmesi için yerine getirilmesi gereken işlemlerin genellikle birden fazla bölümde yerine getirildiğini görürüz.
Bu açıdan baktığımızda aslında bir bölümün görevi olarak tanımladığımız birçok faaliyet çoğu zaman bölümlerin sınırlarını aşacak şekilde ilerler. Bir başka ifade ile yürütülen birçok iş organizasyon yapısı içinde hiyerarşik düzeylere göre dikey olarak değil yatayda ilerler.
Sonuç olarak bir bölümde gerçekleştirilen basit bir görevin, büyük bir işin bir bir parçası olması halinde, bölümün o görevle ilgili performansının, görevi yerine getirme şeklinin, süresinin, görevin parçası olduğu işin diğer bölümlerde yapılan diğer görevlerini yani diğer işlemlerinden etkilenmemesi veya diğer görev ve işlemleri etkilememesi kaçınılmazdır.
Süreç Yönetimi; bir organizasyonda yürütülen işlerin gerçekleştirilirken farklı bölümlerde de olsa yapılan işlemlerinin bir bütün olarak ele alındığı, ölçümlendiği ve yönetildiği bir yaklaşımdır.
Benzer yazılarımda ve eğitimlerimde sıklıkla dile getirdiğim ve bundan sonrada sıkça dile getirmekten vazgeçmeyeceğim ifade ile Süreç Yönetimi yaklaşımı, fonksiyonel yönetim yaklaşımından farklı olarak hangi bölümde hangi işlerin yapıldığına değil, işlerin nerede, ne zaman, nasıl, neden ve kim tarafından yapıldığına odaklanır. Bir başka ifade ile süreç yönetimi bir işin nasıl yapıldığına odaklanır.
Süreç Yönetimi Ne İle İlgilidir?
Esas olarak bir kurumda 3 seviyede yönetimden bahsetmek mümkündür. Bu seviyeler; Kurumun stratejilerinin, hedeflerinin politikalarının, ilke ve değerlerinin organizasyonun belirlendiği “Kurumsal Seviye”, belirlenmiş stratejilerin belirlenmiş organizasyon içinde yürütülen ve tanımlanmış işlemlerin, iş sonuçları ile ilgili ölçümlemelerin, girdi gereklerinin ve faaliyet performanslarının yönetildiği “Operasyonel Seviye” ve operasyonlarda kimlerin hangi işi yapacağının, gerekli yeteneklerin, iletişimi ve çalışan performansının yönetildiği “İş adımı/Çalışan Seviyesi” olarak tanımlanabilir.
Süreç yönetimi Operasyonel seviye ile ilgilidir ve stratejiler doğrultusunda yürütülecek iş ve işlemlerin aşama aşama nasıl yapılacağının tanımlanması, standartlaştırılması ve birlikte yönetilmesini sağlar
Süreç Yönetimi Yaklaşımının Faydaları
İşletmeler açısından fonksiyonel yaklaşımın yerine Süreç Yönetimi yaklaşımının gelişmesinin yararları şu şekilde sıralanabilir.
Yönetici ve çalışanların kendi görevlerini yerine getirirken kendilerinin belirleyeceği önceliklere değil Kurum/Kuruluşun ve işin tabiatının önceliklerine odaklanması sağlanır.
İşin bütününü görmek ve bir işi bütün safhaları ile yönetebilmek ve değerlendirebilmek mümkün hale gelir. Bir başka ifade ile yönetici ve çalışanlar kendi bölümlerinde yerine getirdikleri görevlerin aslında büyük bir işin bir parçası olduğunu kavrayabilir ve sadece bölüm hedeflerine değil bir parçası olunan işin hedefleri ön plana alınabilir.
Performans Değerlemeleri bölümlerin sonuçlarına değil bir çok bölümle birlikte yürütülen işi sonuçlarına odaklanabilir. Süreçlerin performans hedeflerine odaklı olarak gerektiğinden hangi bölümün hangi görevinde iyileştirme çalışmaları yapılması gerektiğini anlamak kolaylaşır.
Bir işin yapılması esnasında hangi bölümün, o bölümdeki kimin, neyi, ne zaman, nasıl, neden ve nerede yapıldığı sorularına cevap vermek kolaylaşır.
Bir işin (örneğin bir sipariş gerçekleştirme) işinin başarı ile tamamlanması için hangi bölümler arası koordinasyonun gerekli olduğunu belirlemek ve buna bağlı olarak bölümler arası koordinasyon sorunlarını çözmek kolaylaşır.
Bir işin gerçekleştirilmesi esnasında önemli darboğazların yani işin istenen sonuçlara ulaşmasını güçleştirecek sorun, uygunsuzluk veya yetersizliklerin hangi bölümde, hangi işlemde oluştuğunu veya ulaşılabileceğini belirlemek mümkün hale gelir.
Kurum içinde çatışmalara neden olan kimin ne yapacağının belli olmadığı durumların ortaya çıkarılarak yok edilmesi kolaylaşır.
Yürütülen faaliyetlerdeki aksaklıkları, gereksiz iş adımlarını görmek kolaylaşır.
İstisnai (sıra dışı) durumlarda ne yapılacağının süreç içindeki her adım için netleştirilmesi mümkün hale gelir.
İşin hangi aşamasında yapılacak hatanın işin sonuçlarına olabilecek zararlarının büyüklüğünün belirlenmesi bir başka ifade ile operasyonel risklerin hangi iş adımından kaynaklanabileceğini bilmek kolaylaşır
Sonuç Olarak
Benzer yazılarımda ifade ettiğim gibi bir işletmenin Süreç Yönetimi ile ilgili yetenekleri, bir faaliyetin yürütülmesi esnasında, bölümlerin birbirleri ile olan ilişki ve iletişim noktalarının tespitinde, bölümlerin ilgili faaliyetin sonuçların doğudan veya dolaylı etkilerini gözlemlemede, faaliyetin bölümler arasında akması esnasında verimliliği ve etkililiği sağlayıcı kural ve standartların belirlenmesinde başarı için önemli yeteneklerdir.
İşletme sahiplerinin ve üst düzey yöneticilerin başarılı işletme yönetimi ve etkili işletme sonuçları için “Süreç Yönetimi” konusunda okumalara, araştırmalara ve mümkünse bireysel ve kurumsal eğitim faaliyetlerine önem vermelerini tavsiye ederim.
İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR
1 Günde Toplam 3 (+/-1) Saat
2 Günde Toplam 12 (+/-2) Saat
2 Günde Toplam 12 (+/-2) Saat
2 Günde Toplam 12 (+/-2) Saat
Comments